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疾控机构档案管理信息化建设的探究
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刘伟

摘 要:对于疾控机构而言,通过档案信息可以分析疾病的走势、流行特点,为防控措施的制定提供参考,因此必须重视管理工作。本文首先介绍了疾控档案信息化建设的重要性,然后指出存在的建设问題,并提出改进措施,以供参考。

关键词:疾控档案 信息化建设 重要性 改进措施

一、疾控档案信息化建设的重要性

疾控机构的功能作用,是防控疾病、提供公共卫生服务,其中的档案信息可以为管理决策提供依据。疾控档案的信息化建设,其目标是将网络技术、计算机技术、档案管理结合在一起,通过发挥各自的优势,来提高档案管理水平,实现高效利用。在科学技术的支持下,疾控档案的信息化建设,其重要性包括两个方面:第一,提高工作效率。信息化建设改变了传统的档案管理模式,考虑到疾控档案数量大,信息技术下能够实现分类、检索、复制、传输等功能,减轻了工作人员的负担,显著提高工作效率。第二,优化保存条件。基于信息技术下,疾控信息资料从纸质档案转变为电子档案,避免了随着时间的推移而发生破损,从而保证档案信息的完整性和真实性。

二、当前信息化建设中的问题

(一)基础设施不完善

疾控档案实现信息化管理之后,对于管理条件的要求降低,但是也需要网络、计算机、储存设备作为硬性条件,从而实现加工、保存、管理等操作。但是,受限于疾控机构的资金投入,往往这些设备不能一次实现完整购备,阻碍了网络系统、软件管理系统的构建,继而不利于档案的信息化管理。[]

(二)管理人员素质低

疾控档案实行信息化管理后,依然不能离开人员要素,需要对信息管理系统进行合理操作,因此提出了更高的要求。分析当前疾控机构工作人员的特点,一方面专业文化水平低,尤其是档案管理专业人才数量少;另一方面多为年轻的管理人员,其工作经验在5年以内占据绝大多数,不利于管理质量的提升。

(三)工作机制滞后性

和传统的档案管理工作相比,信息化管理的主体完成了从人力到物力的转变,因此工作要求、工作流程、工作机制都发生了相应的变化。单纯从保密机制上来看,由于减少了中间环节,信息化管理的保密性明显高于人工手动管理。

三、疾控档案信息化建设的改进措施

(一)基础设施建设

疾控档案的信息化管理,第一步是要根据管理需求和目标,购备完善的基础设施。对此,疾控机构首先要在物资采购上加大资金投入力度,完善各种办公用品和设备,为档案的信息化管理提供物质基础。面对突发性的公共卫生事件,能够及时有效的开展防控工作。其次,硬件设备到位后,还要在信息管理软件系统的建设上下功夫。购买设备时就应该和设计人员进行沟通,了解各项管理功能,并根据自身的工作特点和需求,对其进行改造和研发,确保和实际工作管理需求相符合。

(二)工作团队建设

疾控档案管理工作的最终落脚点,还是在于人力资源方面,技术设施建设完备后,就要加强工作队伍建设。对于目前疾控机构档案管理人员的现状,改进措施如下:第一,对现有员工进行培训教育,重点放在的档案管理学、信息技术两个专业上,以满足信息化管理的需求。第二,调整人才聘任制度,积极引进专业技术强、具备丰富经验的管理人才,以充实整个管理队伍,从侧面上推动管理水平的提高。第三,加强宣传力度,尤其是提高工作人员对于档案管理的重要性认识,从而树立正确的工作态度,明确岗位职责,促进信息化管理质量的持续提升。

(三)工作机制建设

传统档案管理的工作机制,和信息化管理的工作机制,两者之间具有明显的差异性,因此不能延续使用。考虑到疾控档案使用的频繁性,改进措施如下:其一,根据疾控档案的使用情况,制定硬件系统、软件系统的管理制度,档案的采集、保存、使用、管理等,都要具备相应的机制。其二,加强档案信息的保密工作,针对其中重要的档案,在查阅、管理、使用时要严格按照审批机制执行;定期对管理系统升级优化,防止黑客、病毒入侵;还要加强监控力度,避免档案资料人为泄露。

四、结束语

综上所述,疾控档案的信息化建设,能够提高工作效率,优化保存条件。当前建设工作中存在的问题,集中在基础设施不完善、管理人员素质低、工作机制滞后性三个方面。对此,应该分别从础设施、工作团队、工作机制入手,实施有效的改进措施,以提升档案管理水平和质量。

参考文献:

[1]黄启东.大数据时代疾控机构档案信息化建设与探索[J].财经界,2016,(24):341-342

[2]方泉.浅议疾控机构档案管理信息化建设[J].办公室业务,2015,(17):48-48

 

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